Как организовать тендер на digital-услуги: советы и лайфхаки

Тендеры — достаточно простой инструмент, благодаря которому бизнес может найти идеального подрядчика на digital-услуги, а агентства и студии — получить заказы. Специалисты тендерной площадки Workspace рассказали, как владельцам бизнеса и маркетологам извлечь из тендеров максимальный профит.

Тендеры в digital: что это

Допустим, вы владелец бизнеса или маркетолог, которому поручили найти агентство для разработки сайта, SEO-продвижения, запуска контекстной рекламы. Вы регистрируетесь на тендерной площадке, описываете и публикуете свою задачу. На нее отзываются исполнители — ваше дело изучить их предложения и выбрать лучший вариант. С этим агентством и будете продолжать сотрудничество:

 Примеры диджитал-тендеров
Примеры диджитал-тендеров, на которые откликаются агентства

Зачем бизнесу нужны тендеры  

Мы бы не стали советовать участвовать в тендерах, если бы это было невыгодно бизнесу. Вот основные плюсы, с которыми согласятся заказчики услуг:

Тысячи подрядчиков на одной площадке. В Workspace собрана база из более 16 000 агентств. Конечно, не все они откликнутся на ваш тендер, но несколько десятков заявок собрать вполне реально. У каждого агентства есть профиль: можно зайти и посмотреть примеры работ, кейсы, специфику работы.

Целевые и качественные отклики. Если вы искали подрядчиков через объявления или по сарафанному радио, наверняка столкнулись с тем, что отвечают далеко не все, а ответившие часто не обладают нужными компетенциями. Тендеры — другое дело. Как правило, на них отвечают именно те, кто уже заинтересован в проекте и что особенно важно — кто отвечает вашим условиям. Таким образом вы сэкономите время на просмотр бесполезных заявок. 

Экономия средств. Участие в тендере предполагает создание здоровой конкуренции. Агентства стараются преподнести себя в выгодном свете и ради хорошего проекта могут пойти на уступки в цене. Конечно, мы не призываем выбирать самое дешевое предложение. Но шанс найти оптимальный вариант по цене и качеству очень велик. 

Мифы о тендерах: опровергаем слухи

А теперь то, что так смущает многих заказчиков диджитал-услуг. Сразу оговоримся: некоторые из этих мифов вполне реальны, вот только относятся к государственным тендерам. В диджитал все намного проще.

Участвовать в тендере — долго и сложно? Да, при организации госзакупок действительно много бюрократии: нужно оформлять электронно-цифровую подпись, специальный счет, аккредитацию, вникать в подробности проведения торгов. Многие предприниматели даже нанимают юристов или компании, оказывающие услуги по сопровождению, потому что самому разобраться нереально. И очень долго.

Для организации тендера на диджитал-услугу ничего такого не нужно. От заказчика понадобится зарегистрироваться, ввести данные о компании, описать задачу и требования к исполнителю и опубликовать тендер. Справится любой.

За это нужно платить? Частично да. Некоторым площадкам нужно заплатить фиксированную сумму за сам факт организации тендера, где-то надо создать обеспечение, заплатить процент от итоговой стоимости тендера. Где-то практикуются скрытые платежи и комиссии, которые сразу можно и не заметить. В Workspace для агентств-подрядчиков есть платный функционал, а заказчики публикуют тендеры бесплатно.  

Там ведется нечестная игра? Ну бывает. Все мы слышали дивные истории о том, как на закупки выделялись огромные деньги, а выполнялись они на самом деле за копейки. Или выигрывали в тендерах свои да наши. В digital по-другому: все подрядчики равны, победа зависит исключительно от самого агентства, его компетенций, расценок, а также приоритетов организаторов тендеров по критериям отбора.

Как организовать тендер на digital-услугу и привлечь лучших подрядчиков

Поделимся советами, как провести каждый этап с максимальной пользой для себя.

Этап создания тендера

На этом этапе все зависит от вас. Чем подробнее вы расскажете, что вам нужно, тем качественнее будут отклики:

Дайте основные вводные. Допустим, вам нужно разработать сайт. Распишите подробно, что именно требуется: создание сайта под ключ, проектирование, программирование, дизайн, HTML-верстка и т. д. Если имеется старый — дайте ссылки и поясните, что хотите изменить, исправить, дополнить. Обязательно укажите тип сайта: корпоративный, визитка, интернет-магазин, лендинг.

Позаботьтесь о безопасности: расскажите, для какой компании нужен сайт, дайте контакты, укажите корпоративную почту. Опытные подрядчики никогда не будут сотрудничать с ноунеймом, они должны быть уверены в надежности заказчика.

Подробно опишите задачу. Не ограничивайтесь лаконичным «требуется создать типовой многостраничный ресурс»: профессионалы скорее всего обойдут этот тендер стороной, ведь все хотят прозрачности и конкретики. Укажите, кто ваша целевая аудитория — для кого предназначен сайт. Напишите, какую выбрать CMS — систему управления сайтом, структуру (страницы сайта, меню, продающие элементы) и дизайн (основные цвета, шрифты, стиль дизайна) и другие детали. 

Покажите примеры, которые вам нравятся. Если стоит задача отстроиться от конкурентов — укажите сайты конкурентов, чтобы подрядчики знали, на кого равняться, что перенять, а что не использовать. И обязательно прикрепите все имеющиеся документы и наработки: заполненный бриф, имеющиеся прототипы, брендбук и другие.

Пример технического задания на разработку портала недвижимости
Подрядчику понятно, что именно придется выполнять

Если у вас имеются вопросы, которые хотелось бы задать каждому кандидату в подрядчики, облегчите себе задачу: не спрашивайте каждого отдельно, напишите вопросы прямо в тендере. Например, каковы будут этапы разработки сайта, сколько времени займет каждый, каким образом в агентстве строится отчетность, будет ли к вам прикреплен проект-менеджер. 

Напишите детальные требования к исполнителю. Как правило, это необходимые компетенции: например, опыт работы именно в конкретной нише и не менее 3 лет или территориальные предпочтения. Хотя мир массово перешел на удаленку, многим заказчикам до сих пор важно, чтобы агентство находилось в том же городе, чтобы иметь возможность в любой момент встретиться и проконтролировать ход работ.

На каждой площадке есть свои дополнительные функции. На Workspace, например, заказчик может выбрать статус агентства: с PRO-аккаунтом или без него. Статус PRO обозначает, что агентство максимально заинтересовано в заказах и чаще всего — что уже выигрывало тендеры, а значит, вполне надежное.

Список агентств, участвующих в тендере
Список агентств, участвующих в тендере

Не забудьте указать бюджет, хотя бы приблизительный. Это позволит агентствам сориентироваться и прикинуть, насколько рентабельным окажется для них ваш проект. Указав вилку цен, вы отсеете совсем дешевые варианты (новичков или сомнительных подрядчиков) или, наоборот, звезд digital, которые работают за огромные гонорары (если вам это неактуально). 

Какой бы бюджет вы ни выбрали, советуем заложить в него плюс 25-30% на случай непредвиденных доработок. Уже в процессе работы вам или подрядчику может прийти гениальная идея, на воплощение которой в жизнь потребуются деньги. Не стоит забывать и про форс-мажоры, особенно в нынешней нестабильной ситуации. Этим вы обезопасите и себя, и подрядчика.  

Укажите сроки приема заявок. В среднем это две недели. Меньше не советуем: у подрядчика не будет времени внимательно изучить задачу, информацию о вашем бизнесе, подготовить коммерческое предложение. Больше — смысла нет, ни к чему затягивать выбор исполнителя.

Этап приема заявок

Итак, вы сделали все что могли. Пришло время собирать камни и изучать, кто откликнулся на ваше предложение. На что обратить внимание в первую очередь?

В профиле агентства на тендерной площадке

  • общая информация. Что за агентство, из какого города, сколько лет на рынке, сколько сотрудников. Не поленитесь зайти в «Контакты» и пройти по ссылке на сайт. Так вы убедитесь в безопасности подрядчика и увидите товар лицом (лайфхак: если агентство занимается веб-разработкой, оцените качество его собственного сайта. Если делает контент-маркетинг — почитайте его тексты. Можно будет сделать первый вывод о компетентности подрядчика); 
  • специализация. Хорошо, если агентство не хватается за все подряд, а работает в своей нише. Велик шанс, что в этой нише они стали настоящими профессионалами (исключение составляют крупные агентства высокого ценового сегмента, которые занимаются комплексным интернет-маркетингом);
Пример карточки агентства
Агентство специализируется на интернет-магазинах, медицинской и транспортной сферах
  • портфолио и кейсы. Особое внимание обратите на примеры работ в вашей тематике: если у вас строительная компания и веб-студия уже делала несколько строительных сайтов, вероятнее всего, работа пойдет быстрее. Подрядчик уже знает основные нюансы «стройки», представляет ЦА и конкурентов, может предложить конкретные решения по структуре и дизайну. Если у агентства есть кейсы (истории о том, как разрабатывались сайты и какую прибыль они принесли заказчику) — еще лучше. Так вы поймете, как работает заказчик и каких результатов достигает.
Портфолио с кликабельными ссылками и расценками
Портфолио с кликабельными ссылками и расценками
  • социальные доказательства: места в рейтингах, победы в других тендерах, награды и отзывы клиентов. Чем больше этих доказательств, тем лучше.
Социальные доказательства агентств
Видно, что агентство выиграло 4 тендера

В коммерческом предложении, которое агентство присылает вместе с откликом. Предполагается, что заинтересованный кандидат внимательно изучил задачу и теперь присылает вам свои соображения. Осторожно, здесь есть несколько подводных камней: 

  • если КП написано по шаблону (нет отсылок к вашему бизнесу, нет примеров работ по вашей тематике, нет минимального маркетингового анализа и самое главное — нет конкретных предложений по разработке) — сразу мимо. Если агентство не захотело потратить время и преподнести себя в выгодном свете, зачем вам такой подрядчик? Лучше выбрать тех, кто проявил внимание, разобрался в задаче, осмыслил ее и предлагает вам свое видение проекта;
Пример коммерческого предложения
Видно, что подрядчик разобрался в задаче и сформировал концепцию будущего сайта. Это правильный подход!
  • если в КП не указаны хотя бы примерные расценки, это повод задуматься. Особенно если речь идет о масштабном проекте типа разработки сайта, где стоимость может варьироваться от десятков тысяч до бесконечности. Также расценки должны быть аргументированы, а не взяты с потолка. Как правило, работы делят на этапы и называют цену за каждый. Или назначают фиксированную оплату за месяц. Или предлагают на выбор несколько тарифов. Главное — чтобы вы четко поняли, за что, когда и сколько придется платить;
  • если в КП нет ни слова о вас и пользе, которую агентство может вам принести — тоже мимо. Хорошие подрядчики не занимаются самовосхвалением, они ориентированы на клиента и результаты для его бизнеса. Конечно, это должна быть не вода в духе «вы получите лучший сайт» и «конкуренты будут повержены». Смотрите на конкретику: цифры и факты, идеи и предложения, способы реализации, гарантии работы. 

Этап конечного выбора

После того как вы изучили профили агентств, коммерческие предложения и отметили несколько лучших кандидатов, пришло время выбрать того, кто будет вести ваш проект. Советуем провести финальный созвон: можно со всеми сразу, можно по отдельности. Главное — пообщаться лично и понять несколько моментов:

  • действительно ли кандидат представляет, как и что придется делать и к каким результатам это приведет. Для этого задавайте конкретные вопросы и следите за реакцией: если представитель агентства отвечает четко и быстро, скорее всего, он уже не раз выполнял подобные задачи и уверен в своей команде;
  • устраивает ли вас обоих стоимость проекта, сроки выполнения. Обговорите, что будете делать, если работа затянется или возникнут дополнительные пожелания. Затем зафиксируйте это в договоре;
  • комфортно ли вам общаться с представителем агентства чисто по-человечески. Если нет, лучше не мучить себя, это принесет в дальнейшем много негативных моментов. К тому же если человек неприятен, возможно, и работу его вы будете оценивать субъективно.  

Следуйте нашей инструкции и выбирайте лучших подрядчиков с помощью тендеров! 

Согласен

Мы используем файлы cookie для записи информации о сеансе, например, прошлой активности на сайте, чтобы обеспечить лучший сервис, когда посетители возвращаются на наш сайт или настраивают содержимое веб-страницы на основе типа браузера посетителей. Используя веб-сайт, вы выражаете свое согласие с нашей политикой cookie. Вы можете изменить настройки файла cookie в своем веб-браузере.