Тайм-менеджмент в ExpertSender

Многозадачность — одно из основных требований любой современной профессии. Сейчас требуется быстрое переключение между совершенно разными по своей сути процессами: коммуникация, техническая настройка, работа с аналитикой, дизайн. Мы в ExpertSender используем несколько способов организовать задачи. Расскажу вам о них.

В первую очередь — процесс

Этот абзац относится скорее к руководителям компаний, чем к линейным сотрудникам, так как именно руководители отвечают за процессы.

Самое важное в условиях многозадачности: логично выстроенные рабочие процессы без лишней бюрократии. Хороший руководитель работает над процессами постоянно, улучшает их, делает более простыми для использования. Если вы видите, что сотрудники все время забывают одни и те же задачи: проблема в процессе.

Приведу пример. Одно из наших направлений — поддержка клиентов с помощью персональных менеджеров проекта. Один менеджер ведет от 10 до 30 клиентов. У каждого клиента сложные, многоэтапные задачи с кучей исполнителей. Нужно задачу не потерять, так как от этого зависят целые маркетинговые проекты. Помимо этого нужно ставить ТЗ команде верстальщиков и дизайнеров, проверять их работу и согласовывать с заказчиком.

Для этой работы мы используем систему ПланФикс. Это платформа для организации системы управления предприятием. В ней мы создали проект: клиенты ExpertSender. Для каждого клиента есть родительская задача, к которой можно привязывать подзадачи. Родительская задача содержит в себе общую информацию о клиенте, а также его цели на ближайшие полгода.

А подзадачи ставятся на любые активности по проекту клиента. Например, менеджер едет на встречу к клиенту, там они договариваются о том, что нужно настроить новую цепочку автоматических писем. Тут же ставится подзадача «Создать цепочку писем», туда подключаются все, кто нужен для решения задачи и сроки.

У каждого менеджера клиентских проектов в ПланФиксе есть свой планировщик. Он гибко настраивается под каждого сотрудника. Планировщик — это система досок, на которых в зависимости от сроков закреплены задачи. На одной доске — задачи на сегодня, на другой — задачи на ближайшую неделю. И так далее.

Процесс строится на двух моментах: сотрудники приучаются ставить на себя все задачи, какие получают, в режиме реального времени, и затем планировщик ПланФикса автоматически распределяет задачи по доскам. Это позволяет увидеть все картину в целом и ничего не потерять.

Также это удобно для тех случаев, когда срок выполнения задачи зависит от самого исполнителя. Когда задача обсуждается, сотрудник сразу смотрит в свой планировщик. Если он видит, что на следующую неделю уже слишком много задач, он сразу договаривается о более позднем сроке. Это позволяет избежать ситуаций, когда человек набрал задач «по доброте душевной», и их оказалось слишком много.

Мы рекомендуем ПланФикс как инструмент для компаний. Он позволяет удобно организовать работу целых отделов сотрудников.

Персональные инструменты

Управлять временем требуется как на работе, так и в личных задачах. Если у компании нет единого инструмента управления временем, придется подыскать такой инструмент лично для вас.

Блокнот и стикеры

Могут быть приемлемым вариантом управления временем. Но только в том случае, если задач у вас не очень много, и они все краткосрочные. Основная проблема блокнотов в том, что вы перелистываете страницы, а напоминалку в блокноте поставить нельзя. Именно поэтому мы перестали выдавать блокноты новичкам в команде, а стали их сразу приучать к цифровым инструментам.

Если основная задача — сохранить планы на день, то блокнот подходит. Вы просто пишете их списком и вычеркиваете сделанное тут же, в этот же день. Но для тех дел, которые нужно сделать через 2 дня или неделю — это не подойдет. Когда подойдет срок задачи, страница блокнота уже будет под другими страницами, шансы вспомнить про задачу очень малы.

При этом блокнот удобен тем, что вы можете описать задачу в каком угодно формате, не думая над оформлением, если у вас мало времени.

Как блокнот, только лучше.  Trello

Инструмент, который позволяет сохранять задачи на интерактивных досках. Очень удобная, простая в использовании штука.

К одному аккаунту можно привязать сколько угодно разных досок. Таким образом отделить рабочие задачи от личных, например.

Внутри одной доски есть этапы, по которым можно перетаскивать задачи. Например, в Trello мы вели наш контент-план блога. Доска разделена на недели, в каждой неделе стоят карточки с датами, темами статей и исполнителями. Если мы меняли статьи местами, их было легко перетащить в Trello с одной недели на другую. Также у нас был раздел «Готово», куда мы перетаскивали карточки с уже выложенными статьями.

Из плюсов: очень удобный и понятный интерфейс, приложение бесплатное. Также есть возможность интегрировать Trello с мессенджерами, например, с Telegram. Это очень классная возможность с кучей вариантов использования. Мы использовали эту интеграцию, что напоминать исполнителям карточки Trello, что в ней давно нет обновлений. Для личного использования такая интеграция вряд ли потребуется, а вот когда доски Trello используются для работы, и в них добавлено большое количество исполнителей, очень удобно пинговать участников карточки прямо в Telegram.

Еще стоит отметить, что у Trello отличная интеграция с почтой, все уведомления и напоминания также можно присылать в почту.

Todoist

Таск-менеджер, который может объединять в себе в разных проектах задачи по дому, офису, работе. Каждый тип задач можно отнести к отдельному проекту. Напоминания по задачам приходят сразу на телефон, есть десктопная, мобильная версия. Приложение самостоятельно синхронизирует информацию одного аккаунта на разных устройствах.

Есть хорошая визуализация прогресса по задачам. Это его основное отличие от всех остальных подобных приложений. Богатая коллекция графиков и диаграмм позволяет легко увидеть, как хорошо вы потрудились. Или плохо:) В любом случае прогресс становится очень наглядным.

Интерфейс немного напоминает гугл-календарь. Задачам можно задавать приоритеты — это тоже плюс. Можно поставить задачам из разных проектов (дом, работа) разные приоритеты, а затем просмотреть, например, все задачи с самым высоким приоритетом. И приложение соберет для вас все задачи из всех проектов, какие надо выполнить в первую очередь.

Из минусов: платный для использования в компаниях. Для коммерческого использования, чтобы расшарить задачи на команду, придется пользоваться бизнес-версией. 
Нет досок, аналогичных Trello, что лично для меня кажется менее удобным.

Очень интуитивный и понятный интерфейс.

О техниках продуктивности

Повышение продуктивности — это сделать больше дел за меньшее количество времени, но при этом сохранить качество.

Основной принцип, который позволяет повышать продуктивность, — выделить то, что действительно важно, и сделать это идеально, а все остальное не делать совсем. Конечно, это утрированный вариант формулировки, но общий смысл именно такой.  Приведу примеры. 

Допустим, из домашних дел на день есть: приготовить еду к приходу гостей, постирать, убрать квартиру и пойти в магазин за мукой, которая нужна к выходным. Если все дела не укладываются в день, нужно выделить те, без которых нельзя обойтись. В данном случае это будет приготовить еду, так как придут гости, и убрать квартиру по той же причине. Нестиранную одежду можно просто постирать на следующий день, а мука вообще нужна только к выходным. Т. е эти задачи можно не делать совсем, они появятся в плане только на следующий день. Прежде, чем хвататься за все сразу, нужно оценить, какие дела действительно важны и нужны, а какие в итоге окажутся бесполезными.

У задач разный приоритет, умение пользоваться приоритетами — один из основных навыков продуктивных людей.

Что касается распределения времени работы, есть много разных техник продуктивности, но общий принцип у всех один: сосредоточенная работа чередуется с периодами полноценного отдыха.

Под сосредоточенной работой обычно понимают то, что вы не отвлекаетесь на мессенджеры, почту и телефон во время работы. 

Если ваша задача — написать текст, то такой способ отлично подходит. А вот если ваша задача — общение с людьми и тех. поддержка, не отвлекаться на мессенджеры тут никак не получится. В этом случае нет каких-то конкретных механик распределения временем, но есть один очень хороший нюанс. На первых порах переключение с одного клиента на другого дается сложно, нужно много времени, чтобы вспомнить, о какой задаче идет речь и втянуться в нее. Но это дело привычки. Наши эксперты поддержки примерно к 5 месяцу работы начинают переключаться между задачами совершенно без проблем. Т. е это тренируемый навык, вырабатывается привычка. Чем больше опыта, тем легче проходят переключения. Ни у одного человека на свете нет врожденной склонности работать в многозадачности, но абсолютно у всех людей этот навык тренируется. Люди, которым легко переключаться — это не супергерои, это просто люди, кто тренировал переключения и сформировал у себя привычку к этому.

Согласен

Мы используем файлы cookie для записи информации о сеансе, например, прошлой активности на сайте, чтобы обеспечить лучший сервис, когда посетители возвращаются на наш сайт или настраивают содержимое веб-страницы на основе типа браузера посетителей. Используя веб-сайт, вы выражаете свое согласие с нашей политикой cookie. Вы можете изменить настройки файла cookie в своем веб-браузере.